Cinq étapes pour libérer la valeur de vos données et assurer la conformité, grâce à des principes de gestion approuvés.
À mesure que les activités connectées et en ligne de l’entreprise augmentent, les données générées par ces interactions font de même. Comment utilisez-vous ces données ? Exploitez-vous les informations qu'elles fournissent pour augmenter les ventes ou lancer de nouveaux produits ? Si ce n’est pas le cas, pourquoi ? Cet article décrit 5 étapes permettant d’améliorer la gestion des données.
Dans le cadre d’une étude réalisée par la Global Association of Risk Professionals et par SAS, moins de la moitié des responsables interrogés ont estimé adéquate ou forte l'expertise de leur entreprise en matière de gestion de données.
Si vous n'en êtes pas encore là, il semblerait, d’après ce résultat, que vous ne soyez pas le seul.
Ce manque d'expertise touche de nombreux secteurs d’activité. Il pourrait vous empêcher de tirer parti de vos données. Vous risquez en outre de négliger la protection de ces données. Vous pourriez mettre en péril la réputation de votre marque. Vous pourriez même encourir d’énormes sanctions réglementaires, telles que celles énumérées dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les amendes prévues par ce règlement peuvent atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d'affaires annuel.
Si vous êtes actuellement en train d’analyser vos pratiques de gestion de données, les cinq étapes qui suivent pourraient vous aider à améliorer vos processus jusqu’à obtenir un résultat profitable.
1) S'approprier la gestion des données
De nombreuses entreprises emploient maintenant des Chief Data Officers ou CDO pour gérer la gouvernance des données et leur utilisation en tant qu'actif de l’entreprise. C’est un choix tout à fait judicieux. Selon une enquête de Forrester Research (« Top Performers Appoint Chief Data Officers »), les organisations dotées d'un CDO sont beaucoup plus susceptibles (à 70 %) de réduire les risques et d’assurer la conformité par comparaison avec les autres organisations.
Pourtant, selon une enquête de NewVantage Partners (« The Chief Data Officer Dilemma »), un nombre considérable d'entreprises (60,6 %) attribuent à d'autres rôles la responsabilité de leur stratégie de données et de ses résultats. D’autres encore indiquent n’avoir aucun point unique de responsabilité. Souvent, les « autres rôles » dont il est question proviennent du département IT et non des divisions métier. Ces rôles issus de l’équipe IT ont une vision limitée de la façon dont les données aident à créer une valeur stratégique pour l'entreprise.
La première étape consiste donc à placer la responsabilité de la gestion des données là où elle a le plus de sens. En modifiant votre approche en matière de stratégie de données et en désignant des responsables pour la mise en œuvre de cette stratégie et pour la gouvernance, vous commencez à vous approprier vos données.
Vous avez maintenant mis en place les responsabilités, ce qui implique des procédures pour gérer votre utilisation des données et en tirer des renseignements et des éclairages. Vous pouvez ainsi exploiter toute leur valeur et les utilisez comme un actif clé pour assurer la prospérité de l’entreprise.
2) Connecter les sources de données
Comment vous y prenez-vous pour collecter, traiter, stocker et utiliser les données ? Il est probable qu'au fur et à mesure du développement de l’organisation, la gestion des données s'est décentralisée sans qu'une véritable stratégie de gestion soit mise en place. Cette gestion est sans doute devenue un véritable cauchemar.
Les systèmes disparates doivent être connectés et l'architecture de données doit être centralisée. Il devient ensuite plus facile d’assurer la gestion des données de toute l’entreprise. Vous pouvez en effet aligner l’utilisation des données sur la stratégie de l’entreprise.
Les organisations qui travaillent avec des systèmes fragmentés se heurtent à des obstacles insurmontables lorsqu'elles tentent de récupérer et d'utiliser leurs données. Elles risquent la non-conformité avec les nouvelles réglementations, car elles ne disposent pas de la transparence nécessaire pour montrer la provenance de leurs informations et l’endroit où elles seront finalement utilisées.
Vous pouvez choisir de relier vos systèmes existants ou de les remplacer par de nouveaux systèmes ou encore opter pour une combinaison de ces deux options. L'essentiel est que vos systèmes de données soutiennent votre stratégie d’entreprise. Ces systèmes doivent assurer la cohérence et la visibilité des données, ainsi que leur déduplication. Ils doivent s’appuyer sur des technologies d'archivage pour protéger les données, tout en ne stockant que ce dont vous avez besoin. Ils doivent également être suffisamment souples pour s’adapter à la croissance future.
3) Gérer les métadonnées
Les métadonnées fournissent des informations sur vos données principales, par exemple le moment où elles ont été acquises, créées ou révisées, ainsi que leur emplacement et leur format.
La gestion de ces métadonnées et la création d'une infrastructure cohérente pour les informations de l'entreprise sont deux points essentiels pour pouvoir référencer les données, y accéder et les utiliser. De nombreuses organisations n’ont pas connaissance de faits élémentaires. Par exemple, elles ne savent pas qui détient des informations spécifiques, quelle est l'importance de ces informations, ou leur pertinence pour l'entreprise.
La gestion des métadonnées aide à cartographier et à classifier les informations et à estimer leur valeur. Elle permet de protéger et de prioriser les données présentant le plus de valeur pour l’entreprise.
4) Planifier le déploiement des données
Une fois vos données sous contrôle, comment les formater et les déployer pour une utilisation optimale dans toute l'entreprise ? Ce point est particulièrement important si vous utilisez plusieurs technologies ERP et CRM et plusieurs plateformes de vente en ligne.
Le déploiement des données consiste à introduire les informations pertinentes dans les bons systèmes, à les remettre entre les mains des bonnes personnes, de la bonne manière. Comme l'exige le RGPD, mais aussi d'autres réglementations sur la confidentialité des données, il est essentiel d'établir des rapports précis. Les entreprises seront tenues de fournir des informations détaillées sur l'acquisition, la gestion et la protection de leurs données.
Des systèmes doivent être mis en place pour permettre aux utilisateurs de prendre des décisions métier intelligentes sur la base d’éclairages data-driven. Vous pourriez par exemple utiliser des rapports sur les données client pour améliorer les produits existants ou pour en créer de nouveaux répondant à un besoin client identifié.
5) Adopter des règles cohérentes pour la gouvernance des données
Définir un modèle opérationnel pour la gouvernance des données permet de rassembler les rôles, les règles et les processus et de définir la propriété, la responsabilité et l’utilisation des données. Il est fréquent de tomber dans le piège qui consiste à penser que la technologie à elle seule apporte une gouvernance des données performante. La gouvernance des données concerne bien plus les personnes que la technologie (en termes de gestion des changements organisationnels). Bien sûr, la technologie contribue à la gouvernance des données. Elle fournit les analyses, les informations, etc. Mais elle y contribue uniquement lorsqu'un modèle opérationnel robuste et flexible a été défini et adopté pour la gouvernance des données.
Les données sont ainsi reconnues comme un actif précieux et stratégique. La responsabilité des données est clairement définie et mise en œuvre. Cette approche assure le respect des réglementations internes et externes, tout au long du cycle de vie des données.
En résumé, comment améliorer la gestion de vos données
Pour de nombreuses organisations, la gestion des données est un processus en évolution. Dans ce contexte, réussir à faire appliquer des règles relatives aux données dans toute l'entreprise constitue un réel accomplissement.
La pression est forte pour que les entreprises atteignent ce niveau le plus tôt possible. Elles pourront ainsi optimiser leurs activités et éviter les sanctions dues à une mauvaise gestion des données.
