Migration des données vers SAP S/4HANA - Une approche rapide et sûre avec le MDM

La migration vers S/4HANA à partir de plusieurs systèmes ERP disparates comporte de grands risques et peut prendre des années, nécessitant de nombreux outils différents, d’énormes ressources humaines et des budgets importants. Le Master Data Management (MDM) peut non seulement atténuer ce risque, mais aussi vous permettre de prospérer et de bénéficier de nombreux avantages tout en préparant vos données pour S/4HANA.

Pendant votre migration vers S/4HANA, votre organisation doit maintenir à la fois vos anciens systèmes ERP et votre nouvel environnement S/4HANA, jusqu’au déploiement complet. Le MDM vous permet d’y parvenir avec un minimum de ressources, voire dans certains cas, une réduction des ressources nécessaires.

SAP S/4HANA est un puissant système de planification des ressources d'entreprise (ERP) conçu pour les grandes entreprises. Il a été lancé pour la première fois en 2015 et remplace SAP R/3 et SAP ECC. Le progiciel comporte des fonctions intégrées d’IA, d’analyse, d’in-memory et d’automatisation des processus.

Actuellement, des milliers d’entreprises mettent en œuvre S/4HANA pour profiter des nombreux avantages de cet ERP. Sa mise en œuvre comporte cependant quelques écueils en ce qui concerne les processus et la migration des données à partir des instances ERP existantes.

Prenons un exemple. Imaginons que toutes les pièces ont été réunies. Vous avez décidé de vous lancer dans l’aventure SAP S/4HANA. Votre comparaison des ERP du marché montre que S/4HANA est le meilleur choix pour votre entreprise. Le budget et les équipes sont en place, l’organisation est alignée et les équipes sont nommées. Mais il manque encore un élément : une approche de la gestion des données de référence tout au long des étapes de préparation, de conversion, de transition et de conclusion de ce parcours.

La qualité de tout ERP repose sur ses données de référence. Ne les laissez pas être le maillon faible de la chaîne.

Un parc ERP mixte rend la migration des données de référence plus difficile

S/4HANA est un excellent système ERP pour les grandes organisations complexes qui comptent des milliers de fournisseurs, de produits et de clients. À la suite d’une croissance organique, géographiquement dispersée, de fusions, d’acquisitions et de cessions, les grandes organisations multinationales ont rassemblé un ensemble disparate de systèmes et de fournisseurs ERP. En outre, pour diverses raisons historiques, les différents pays et régions peuvent avoir des processus, des procédures et des technologies hétérogènes pour la gestion des données de référence. Cette situation peut rendre la mise en œuvre de S/4HANA à la fois difficile et pleine de risques.

Le fait d’utiliser plusieurs instances ERP héritées provenant de différents fournisseurs peut entraîner au minimum la création de multiples copies des données de référence (une pour chaque ERP). De plus, cette utilisation crée très souvent des doublons et des incohérences pour un même fournisseur, un même article ou un même client. Dans un tel paysage ERP, la qualité des données peut également être insuffisante ou irrégulière.

Plus d’informations sur la façon de placer les données communes aux systèmes existants dans des zones de visibilité

La gestion des données de référence intervient en premier

Ces incohérences peuvent créer énormément de problèmes pour vos opérations quotidiennes et nuire à votre efficacité. Le problème vient d’un manque de transparence. Si un fournisseur commun spécifique (ou la filiale d’un fournisseur) interagit de manière indépendante avec différentes régions ou même différents services de votre entreprise, vous n’obtiendrez probablement pas le meilleur prix. Des numéros de fournisseurs différents dans des systèmes différents peuvent aboutir à un manque de transparence total. Si un même article existe sous différents numéros de référence selon les régions ou les pays, vous pourriez être en rupture de stock dans un pays et mettre des stocks excédentaires au rebut dans un autre. Ces situations sont néfastes tant pour les résultats financiers que pour le chiffre d’affaires et particulièrement problématiques face aux difficultés actuelles des chaînes d’approvisionnement mondiales.

Transférer des données de référence propres dans S/4HANA

Bien évidemment, vous ne voulez pas reproduire ces problèmes de données de référence dans votre nouveau système S/4HANA. Donc, gérer les données de référence doit passer en premier. Cette gestion inclut le nettoyage des données, la création de Golden records à l’aide des fonctions de couplage et de liaison, puis la transformation de ces données en vue de leur intégration dans S/4HANA.

Maintenir les données de référence des systèmes existants

En outre, pendant la migration, pour assurer les opérations quotidiennes, vous devez disposer d’un processus capable d’entretenir en permanence ces données de référence non seulement dans S/4HANA, mais aussi dans les systèmes existants. Ces systèmes prennent en effet en charge les activités ou les régions qui n’ont pas encore migré.

S’engager dans la voie de S/4HANA sans disposer de données de haute qualité et d’une version unique de la vérité présente un risque considérable : un risque pour les budgets, pour les délais du projet, mais aussi pour la réussite de la mise en œuvre du projet.

L’approche typique pour la migration des données de référence d’un ERP : la conversion de données de référence statiques

Pour les très petites implémentations ERP (une langue, un pays, un établissement), une conversion des données de référence statiques peut être réalisable de façon globale. Vous effectuez une série de conversions fictives qui prennent quelques jours, puis vous préparez la conversion pendant le week-end en gelant les données de référence généralement deux semaines à l’avance. Cette approche n’est pas adaptée à une organisation de grande taille, multirégionale ou mondiale. Le gel, ou la conversion statique, n’est pas viable lorsque vous partagez des données de référence dans toute l’entreprise. Votre entreprise doit continuer à fonctionner et les données de référence doivent rester synchronisées entre les anciens systèmes et vos nouveaux environnements S/4HANA.

Pour que ces données de référence restent synchronisées pendant le projet de migration, les pratiques courantes de conversion statique exigent une importante équipe d’analystes de données, d’architectes, de développeurs et d’experts. Ils vont analyser, développer, nettoyer, consolider et examiner les données de référence. Ces données seront ensuite mappées et transformées pour être utilisées dans S/4HANA. Il s’agit d’un processus très long et très exigeant, à l’issue duquel vous avez éventuellement un processus de révision chronophage et reproductible pour chaque modification des données de référence.

Réduire le nombre d’outils nécessaires pour la migration vers S/4HANA

Avec un paysage technologique SAP typique, de nombreuses migrations SAP S/4HANA suivent ce modèle en utilisant SAP Data Steward et SAP Data Services avec un développement ABAP important.

Un grand fabricant d’outils électriques a calculé qu’il avait besoin de plus de 30 outils SAP différents pour gérer et migrer ses données de référence vers S/4HANA.

Partenaires commerciaux

Conversion statique des données de référence : Les équipes chargées de la migration des données, sont composées d’analystes métier, de développeurs, d’architectes et d’experts. Elles doivent veiller à ce que les données de référence des systèmes existants restent synchronisées pendant la migration vers S/4HANA. De multiples outils et services sont nécessaires.

Utilisez la configuration et non le codage

S/4HANA MDG (Master Data Governance) peut être utilisé pour la maintenance de SAP après la migration. Cependant, comme on peut s’y attendre pour un outil de gestion des données de référence spécifique à un logiciel ERP, SAP MDG est le plus souvent déployé uniquement pour prendre en charge les données de référence pour SAP. Le support de modèles de données supplémentaires (c’est-à-dire les systèmes existants) nécessite une personnalisation importante et est rarement, voire jamais, réalisé.

Avec une solution de Master Data Management configurable, vous pouvez éliminer une grande partie des tâches de conception et de développement. La maintenance des données de référence se fait alors sur une base d’exception, lorsque ces données font l’objet d’une modification.

Gouvernance des données de référence pendant et après la migration des données ERP

Les conversions statiques posent un autre problème : que se passe-t-il ensuite ? De nouveaux clients, fournisseurs, articles et de nouvelles données de référence financières vont continuer à arriver. Vous devez vous assurer qu’il ne s’agit pas de doublons des données existantes. Au fur et à mesure que l’activité de l’entreprise se poursuit, pendant le projet de migration, vous devez maintenir la cohérence entre vos anciens systèmes et les déploiements progressifs de S/4HANA.

Les modifications constantes de vos données de référence représentent un risque important pour votre mise en œuvre. Elles exigent, au-delà des efforts de migration, une gouvernance continue de ces données. Cette gouvernance peut se faire en copiant les entrées sur les systèmes nouveaux et anciens, mais cette approche demande beaucoup de travail et est sujette aux erreurs. Comme nous l’avons mentionné précédemment, cette gouvernance pourrait être réalisée à l’aide d’un outil de gouvernance de données spécifique à l’ERP. Toutefois, cette approche impliquerait beaucoup de code « à jeter ».

Une solution de Master Data Management (MDM) peut atténuer ce risque et réduire les coûts de main-d’œuvre associés. Le MDM peut garantir la qualité des données et déjà apporter une valeur ajoutée pendant le projet. Vous n’avez pas besoin d’attendre que la mise en œuvre soit complètement terminée.

En savoir plus sur la gouvernance des données de référence

Une nouvelle approche pour la migration des données de référence ERP - la solution MDM

Votre parcours S/4HANA peut grandement bénéficier d’une solution de Master Data Management pour assurer la continuité de l’activité. Le processus de migration est en effet très progressif et peut prendre des années.
Au cours de votre migration vers S/4HANA, outre ce projet, votre organisation doit assurer la continuité de l’activité. Elle doit le faire à la fois pour S/4HANA et pour les anciens systèmes ERP, tant que le déploiement n’est pas terminé.

Une solution MDM capable de gérer plusieurs domaines de données et modèles de données peut atténuer le risque de la migration de données vers S/4HANA. Cette solution peut également vous aider à gérer les modifications apportées aux données existantes.

Utiliser le MDM multidomaine pour faire le plus difficile et garantir des informations actualisées dans S/4HANA présente plusieurs avantages :

Rentabilisation rapide

Le MDM facilite la synchronisation des données existantes et vous aide à créer des Golden records pour S/4HANA. Vous pouvez utiliser les workflows intégrés de gouvernance de données pour nettoyer et dédupliquer les enregistrements de données. Mais surtout, vous disposez d’une solution MDM indépendante qui peut prendre en charge plusieurs modèles de données par le biais de la configuration. Vous pouvez ainsi gérer de nombreux modèles de données pour plusieurs systèmes et fournisseurs. La gestion de la migration nécessite donc moins d’outils et moins de personnes. Les coûts et le délai de rentabilisation sont considérablement réduits.

Améliorez les opérations métier pendant la migration des données

Avec un système MDM multidomaine, il devient plus facile de migrer pays par pays ou de migrer des ensembles de données spécifiques par division métier.

Pendant le projet de migration, le nettoyage continu des données vous permet d’exploiter des données de référence et des Golden records actualisés pour les processus métier quotidiens. Il n’est pas nécessaire d’attendre que S/4HANA soit opérationnel pour profiter des avantages de données propres. En gérant les données de référence parallèlement à la migration, vous pouvez commencer à optimiser les données fournisseur et lancer des initiatives de conformité et de durabilité avant la date prévue. Tout en vous préparant à S/4HANA, vous pouvez aussi démarrer d’autres projets.

Le MDM vous apporte un ensemble d’outils configurables pour gérer les données après la conversion. Vous n’avez pas besoin de laisser ces données dans un fichier pratiquement impossible à maintenir.

• Le Master Data Management est une solution conçue pour maintenir la qualité des données, relier les données, les fusionner, pour annuler des fusions et supprimer des doublons, etc. Vous n’avez pas à écrire de code complexe pour gérer les données de référence.
• Le MDM vous permet de gérer les données de référence à la fois pour S/4HANA et pour les systèmes existants. Vous évitez ainsi la double maintenance et la double saisie des données.
• Vous pouvez accéder à des données de référence propres pendant toute la durée de la migration, et non pas uniquement à la fin. Vous bénéficiez ainsi en permanence d’avantages métier tels qu’une gestion rationalisée des fournisseurs, la capacité à négocier les achats et la visibilité des pièces.
• Assurer la maintenance des données du futurnoutre la création de Golden records, le MDM offre une capacité d’intégration permettant de valider les nouveaux éléments et de les mettre en correspondance avec les données existantes. Un modèle de données flexible, des hiérarchies logiques et des workflows basés sur des règles métier facilitent la gouvernance des données. Ils garantissent une haute qualité de ces données et des Golden Records actualisés, pendant la migration et après la mise en œuvre de S/4HANA.

Conversion des données de référence avec le MDM : Le MDM maintient la synchronisation des systèmes existants et alimente S/4HANA en Golden records.

Des avantages permanents avec l’utilisation du MDM et de SAP S/4HANA

La migration de vos données ERP vers S/4HANA peut être un véritable casse-tête. Ce parcours nécessite généralement beaucoup d’outils et beaucoup de codage. Dans la plupart des cas, SAP MDG n’est activé qu’en fin de parcours pour gérer les nouvelles données.

Une approche plus rentable et moins risquée consiste à déployer une solution MDM au début du processus. La solution MDM est configurable et ne nécessite pas de codage. Elle fournit un emplacement où déposer les données et assurer leur maintenance, pendant et après le projet de migration.

Le MDM vous permet de gérer tous les domaines de données. Vous pouvez vous connecter à des sources tierces pour l’enrichissement des données. Vous pouvez utiliser des systèmes de traduction et des pools de données pour adapter vos données, par exemple pour le partage avec des partenaires commerciaux, des systèmes de vente ou des systèmes de conformité.

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